Archiviazione e-mail: una valida soluzione per aziende e PA

La posta elettronica o e-mail compie 50 anni.  È nata nel 1971 su ARPANET inizialmente come sistema per scambiare messaggi fra le Università degli Stati Uniti e oggi è il sistema di comunicazione informatica più usato in ambito lavorativo. Come nella classica posta, i messaggi vengono inviati ad una casella postale e,  essendo uno strumento di comunicazione asincrono (ovvero non implica che mittente e destinatario siano contemporaneamente online),  si rivela essenziale per aziende e pubbliche amministrazioni.

La posta elettronica è di fatto una risorsa in cui sono memorizzate informazioni spesso insostituibili; c’è però un problema di fondo, in quanto le informazioni contenute nelle  e-mail solitamente non vengono gestite e archiviate con ordine ma restano frammentate nelle caselle postali degli utenti e, anche se opportunamente salvate in backup, danno origine a documenti e informazioni disordinate e spesso difficili da recuperare integralmente. 

Ecco perché l’archiviazione della posta elettronica diventa essenziale per una migliore strategia aziendale in grado di garantire una più efficiente gestione dei flussi di lavoro. In pratica l’uso di una soluzione di archiviazione della  posta riduce il carico di lavoro del reparto IT e genera un notevole risparmio per l’azienda.

La proposta di Hypergrid

Per questa soluzione Hypergrid propone il servizio MailArchive, ma prima di scoprire le sue caratteristiche e come funziona è meglio chiarire perché l’archiviazione della posta elettronica è così importante.

Per prima cosa va evidenziato che, anche se l’azienda o la pubblica amministrazione, dispone di server eccellenti o si basa su soluzioni groupware per la collaborazione via e-mail, questi sistemi non sono progettati per archiviare  quantità di informazioni  sul lungo periodo e soprattutto non sono in grado di gestire l’organizzazione delle e-mail.

Per accedere in modo rapido e preciso ai dati (spesso essenziali) è necessario garantire l’indicizzazione e la disponibilità di tutti i messaggi, comprese le email più vecchie, magari cancellate per errore o per liberare spazio nella casella di posta. Ovviamente il solo accesso alle e-mail non è sufficiente ed è necessario avere a disposizione tutti i loro allegati. Un servizio come MailArchive è ancora più efficiente e funzionale perché permette di eseguire queste operazioni senza dover coinvolgere il service desk dell’azienda.

Nelle realtà in cui non è presente un sistema di archiviazione di posta elettronica si manifestano problemi di produttività per il personale che deve dedicare molto tempo alla ricerca di informazioni nelle vecchie caselle di posta, senza considerare poi i problemi di prestazioni che interessano i server adibiti alla gestione delle posta che richiedono frequenti (e costosi) aggiornamenti e l’incremento della capacità di archiviazione.

 Tutte spese che con un buon sistema di archiviazione come MailArchive andrebbero a ridursi notevolmente. Oltre a questioni di ordine pratico e finanziario l’adeguata archiviazione delle e-mail è funzionale alla conformità normativa e legale in particolare per enti e industrie che inviano e ricevono grandi volumi di dati sensibili come per esempio quelle che operano nel settore sanitario e finanziario. Un sistema come MailArchive consente infatti di archiviare tutti i messaggi di posta elettronica e relativi allegati in modo completo e indicizzato, in un formato che sia a prova di manomissione sempre disponibile e facilmente recuperabile. Ovviamente un sistema come questo è conforme alle regole sulla privacy dei dati stabilite nel GDPR.

Come funziona l’archiviazione delle e-mail?

La gestione dell’archiviazione proposta da Hypergrid si integra perfettamente con il sistema di posta elettronica esistente (che, ovviamente, può continuare a essere utilizzato come prima). L’amministratore configura quali e-mail devono essere trasferite nell’archivio.

In questo modo l’archivio sarà in grado di gestire grandi volumi di dati con rapidità ed efficienza. Inoltre lo strumento di archiviazione fornisce una funzione di ricerca e recupero che permette agli utenti di accedere all’archivio per una ricerca semplificata grazie all’indicizzazione delle e-mail. Sarà quindi possibile evitare laboriose procedure per cercare nei backup del server i messaggi non più presenti. L’archiviazione è anche una soluzione ideale per preservare i dati delle e-mail che potrebbero essere cancellati per sbaglio o per intenti dannosi, per esempio, dal personale in uscita dall’azienda che elimina l’intero contenuto delle caselle di posta prima di lasciare il posto di lavoro. Grazie a una soluzione di archiviazione della posta elettronica tutto il traffico di e-mail in entrata e in uscita può essere archiviato in sicurezza prima ancora che raggiunga la casella postale dell’utente.

Archiviazione e backup

Questo è un argomento da tenere in seria considerazione perché troppo spesso si pensa che un backup completo dei dati dei server di posta elettronica renda inutile la procedura di archiviazione. Si tratta di una convinzione totalmente errata perché i due sistemi perseguono obiettivi diversi. Il backup è una soluzione di medio periodo, ed è fondamentale per salvaguardare i dati importanti in modo da supportare il Disaster Recovery in caso di guasti al server o in caso di attacco informatico. Lo scopo dell’archiviazione della posta elettronica, invece, è quello di conservare le e-mail indicizzate per molti anni in una forma fedele all’originale, facile da trovare e sempre disponibile. Di conseguenza l’archivio stesso dovrebbe far parte del piano di backup e protetto da errori di sistema.

Vantaggi e consigli

Una soluzione come MailArchive offre numerosi vantaggi: l’installazione del sistema è semplice, così come lo sono le procedure di archiviazione. Si tratta di un servizio pratico da usare per gli utenti, che possono accedere agli archivi per le ricerche tramite Microsoft Outlook, browser o anche da tablet o da smartphone. 

MailArchive consente standard di lavoro conformi al GDPR e, ove richiesto, dispone di adeguata certificazione. Grazie all’archiviazione è possibile eliminare le quote delle caselle postali liberando spazio di archiviazione, eliminare i file PST dei client di posta che possono corrompersi facilmente e naturalmente ridurre il carico di lavoro dei server di posta. Ancora più importante, grazie a MailArchive è possibile eliminare alla radice il problema della manomissione dei dati. Altra caratteristica fondamentale è la sua flessibilità: MailArchive può essere adattato alle dimensioni e ai requisiti dell’azienda o della pubblica amministrazione riducendo i costi del servizio.

Per ulteriori informazioni  gli indirizzi da contattare sono: info@hypergrid.it o il numero 0382 528875